Campagne d’inscriptions 2027-28

ÉTABLISSEMENT D’ENSEIGNEMENT CATHOLIQUE BARRAL

Version 2.0
Date d’entrée en vigueur : 01/09/2026
Document validé par : Chef d’établissement

1. Objet de la politique

L’Établissement Barral accorde une attention particulière à la protection des données personnelles qui lui sont confiées par les élèves, leurs familles, les personnels et, plus généralement, toutes les personnes avec lesquelles il est en relation.

La présente politique a pour objet d’expliquer de manière générale quelles données peuvent être traitées par l’établissement, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques, à qui elles peuvent être communiquées, pendant combien de temps elles sont conservées et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle complète les informations spécifiques qui peuvent être communiquées au moment de certaines collectes de données, notamment lors d’une préinscription, d’une inscription, de l’utilisation d’un formulaire ou de certains services proposés par l’établissement.

2. Cadre juridique

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément notamment :

• au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD) ;
• à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés » ;
• aux dispositions applicables aux établissements d’enseignement privés sous contrat avec l’État ;
• au Code de l’éducation ;
• au droit du travail et aux règles applicables à la gestion des personnels ;
• ainsi qu’aux obligations comptables, fiscales et sociales applicables à l’établissement.

3. Responsable du traitement

Pour les traitements dont il détermine les finalités et les moyens, le responsable du traitement est :

OGEC École Privée Barral
113 rue Marcel Briguiboul
81100 Castres – France

Selon la nature du traitement, certains traitements peuvent également relever de la responsabilité d’autres organismes, notamment de l’Éducation nationale ou d’autres autorités ou partenaires institutionnels. Les personnes concernées en sont informées lorsque cela est nécessaire.

4. Délégué à la protection des données

L’Établissement Barral a désigné un Délégué à la protection des données (DPO).

Le DPO conseille l’établissement, accompagne sa démarche de conformité et peut être contacté par toute personne souhaitant obtenir des informations sur l’utilisation de ses données ou exercer ses droits.

Contact : rgpd@barralcastres.org

Les demandes peuvent également être adressées par courrier à :

Établissement Barral – À l’attention du Délégué à la protection des données
113 rue Marcel Briguiboul
81100 Castres

5. Personnes concernées

Selon les activités de l’établissement, des données peuvent notamment être traitées concernant :

• les élèves ;
• les candidats à une préinscription ou à une inscription ;
• les représentants légaux et membres de la famille dont les coordonnées sont nécessaires ;
• les personnels salariés de l’OGEC ;
• les enseignants et autres personnels intervenant dans l’établissement ;
• les candidats à un emploi ;
• les stagiaires et intervenants ;
• les anciens élèves lorsque leur conservation est justifiée ;
• les visiteurs ;
• les prestataires, fournisseurs et partenaires ;
• les personnes prenant contact avec l’établissement.

6. Catégories de données susceptibles d’être traitées

En fonction du traitement concerné, l’établissement peut notamment traiter les catégories de données suivantes.

6.1 Identité et coordonnées

Nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe lorsque cette information est nécessaire, adresse, téléphone, adresse électronique, photographie, numéro INE et autres identifiants nécessaires à la gestion scolaire.

6.2 Situation familiale et représentants légaux

Identité et coordonnées des représentants légaux, autorité parentale, composition familiale et informations strictement nécessaires à la prise en charge administrative de l’élève.

6.3 Données scolaires et pédagogiques

Classe, niveau, parcours scolaire, résultats, évaluations, appréciations, orientation, absences, retards, suivi pédagogique, aménagements pédagogiques ainsi que les informations nécessaires à l’accompagnement de l’élève.

6.4 Vie scolaire et discipline

Absences et retards, incidents, mesures éducatives ou disciplinaires, échanges nécessaires avec les familles et éléments utiles au suivi de la vie scolaire.

6.5 Données de santé et données nécessitant une protection renforcée

Lorsque cela est nécessaire à la prise en charge ou à la sécurité de l’élève, l’établissement peut être amené à traiter certaines données relatives à la santé, notamment celles nécessaires à la gestion des PAI, allergies, traitements d’urgence, handicaps ou besoins particuliers.

Ces informations font l’objet d’une vigilance particulière et leur accès est limité aux personnes ayant besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions.

6.6 Données administratives, financières et comptables

Contribution des familles, facturation, paiements, RIB lorsque le prélèvement est utilisé, bourses et aides, restauration, internat et informations nécessaires au respect des obligations comptables et fiscales.

6.7 Préinscriptions et inscriptions

L’établissement traite les informations nécessaires à l’examen des demandes de préinscription et d’inscription.

Au stade de la préinscription, seules les données et pièces nécessaires à l’étude de la candidature ont vocation à être demandées.

Les informations complémentaires nécessaires à la gestion définitive de la scolarité peuvent être recueillies après admission.

6.8 Images et photographies

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées dans le cadre de la vie de l’établissement, des activités pédagogiques ou de la communication institutionnelle.

Lorsque le consentement est requis, l’utilisation de ces images est subordonnée à l’autorisation préalable des personnes concernées ou de leurs représentants légaux.

6.9 Outils numériques et pédagogiques

L’utilisation de l’ENT, des logiciels de gestion scolaire, des applications pédagogiques, de la messagerie et des autres services numériques peut conduire au traitement de données relatives aux utilisateurs, à leurs comptes, à leur activité et à leur utilisation des services.

6.10 Ressources humaines

Dans le cadre de la gestion des personnels relevant de sa responsabilité, l’OGEC peut notamment traiter des données relatives au recrutement, aux contrats, à la rémunération, aux absences, à la formation, à la gestion administrative et à l’organisation du travail.

Les traitements relevant directement de l’Éducation nationale sont placés sous la responsabilité des autorités compétentes.

6.11 Sécurité des personnes et des locaux

L’établissement peut utiliser certains dispositifs destinés à la sécurité des personnes, des biens et des locaux, notamment :

• des dispositifs de vidéoprotection ou vidéosurveillance lorsqu’ils sont légalement autorisés ;
• des systèmes de contrôle d’accès ;
• des badges ou passes électroniques.

Ces dispositifs font l’objet d’informations spécifiques lorsqu’elles sont requises.

7. Finalités des traitements

Les données personnelles peuvent notamment être traitées pour :

• gérer les demandes de renseignements ;
• gérer les candidatures, préinscriptions et inscriptions ;
• organiser les entretiens d’admission ;
• assurer la gestion administrative de la scolarité ;
• assurer le suivi pédagogique et éducatif ;
• assurer la vie scolaire et le suivi des absences ;
• organiser la restauration et l’internat ;
• assurer la sécurité et la prise en charge des élèves ;
• gérer les PAI et autres besoins particuliers ;
• assurer la gestion financière et comptable ;
• gérer les relations avec les représentants légaux ;
• assurer les communications nécessaires au fonctionnement de l’établissement ;
• organiser les activités pédagogiques, culturelles, sportives et éducatives ;
• gérer les outils numériques et pédagogiques ;
• gérer les personnels relevant de la responsabilité de l’OGEC ;
• gérer les fournisseurs et prestataires ;
• assurer la sécurité des personnes, des locaux et des systèmes d’information ;
• répondre aux obligations légales, réglementaires, comptables et administratives ;
• défendre les droits et intérêts de l’établissement en cas de litige.

Les données collectées dans le cadre scolaire ne sont pas vendues à des fins commerciales.

8. Bases juridiques

Selon le traitement concerné, l’établissement peut notamment s’appuyer sur :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect d’une obligation légale ou réglementaire ;
• l’intérêt légitime poursuivi par l’établissement, lorsque les droits et libertés des personnes concernées ne prévalent pas ;
• l’exécution d’une mission relevant du cadre réglementaire applicable à l’enseignement ;
• le consentement lorsque celui-ci constitue la base juridique appropriée, notamment pour certains usages d’images ou certaines activités facultatives ;
• lorsque des données particulièrement sensibles doivent être traitées, l’une des conditions prévues par l’article 9 du RGPD.

La base juridique applicable dépend donc de la finalité du traitement concerné.

9. Destinataires des données

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions.

Selon le traitement, il peut notamment s’agir :

• de la direction ;
• des services administratifs ;
• de la vie scolaire ;
• des personnels pédagogiques concernés ;
• du service comptable et de l’OGEC ;
• des personnels chargés de la restauration ou de l’internat lorsque cela est nécessaire ;
• des personnels habilités à assurer la sécurité ;
• du DPO dans le cadre de ses missions ;
• des autorités académiques ou administrations lorsque la transmission est prévue par la réglementation ;
• des organismes sociaux ou financiers lorsque la loi l’exige ;
• des prestataires agissant pour le compte de l’établissement, notamment les fournisseurs de logiciels, de services informatiques, d’hébergement ou de maintenance.

Les accès sont limités en fonction des missions et des habilitations.

Lorsque des prestataires traitent des données pour le compte de Barral, l’établissement veille à encadrer leur intervention conformément aux exigences du RGPD.

10. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains services numériques ou prestataires utilisés par l’établissement peuvent, selon leur organisation technique ou leurs propres sous-traitants, entraîner un accès à des données ou un transfert vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un tel transfert existe, l’établissement veille à ce qu’il repose sur l’un des mécanismes prévus par le RGPD, notamment une décision d’adéquation de la Commission européenne ou, lorsque cela est nécessaire, des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.

L’établissement veille également à identifier ces transferts dans le cadre de l’examen de ses prestataires.

11. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Cette durée peut varier selon les traitements et les obligations légales applicables.

À titre indicatif :

• les données nécessaires à la gestion courante d’un élève sont conservées pendant sa scolarité, puis certaines informations peuvent faire l’objet d’un archivage pour les durées légalement ou administrativement nécessaires ;
• les données comptables et pièces justificatives sont conservées pendant les durées prévues par la réglementation applicable ;
• les données relatives aux personnels sont conservées selon les durées légales et les besoins de gestion ou de preuve applicables ;
• les candidatures non retenues et les préinscriptions n’ayant pas abouti font l’objet d’une durée spécifique et ne doivent pas être conservées comme des dossiers d’élèves inscrits ;
• les images issues des dispositifs de vidéosurveillance ou vidéoprotection sont conservées pendant une durée limitée, définie au regard de la finalité du dispositif ;
• les données collectées au moyen des formulaires du site sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande.

Des durées plus précises sont définies dans le registre des traitements et les procédures internes de l’établissement.

Lorsque les données n’ont plus à être utilisées couramment mais doivent être conservées pour satisfaire à une obligation légale ou pour permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, elles peuvent faire l’objet d’un archivage intermédiaire avec des accès restreints.

12. Sécurité et confidentialité

L’établissement met en place une démarche continue visant à assurer un niveau de sécurité adapté à la nature des données traitées et aux risques identifiés.

Cette démarche comprend notamment, selon les traitements et les outils concernés :

• la gestion et la revue des habilitations ;
• l’utilisation de comptes individuels lorsque cela est possible ;
• le renforcement des règles d’authentification et de mots de passe ;
• la sécurisation des équipements et des accès ;
• la sauvegarde des données ;
• la protection physique des dossiers et équipements ;
• l’encadrement des prestataires informatiques ;
• la sensibilisation des personnels ;
• la mise en place de procédures permettant de détecter et traiter les incidents et violations de données.

Ces mesures font l’objet d’une amélioration continue en fonction des risques identifiés, de l’évolution des usages et des recommandations des autorités compétentes.

13. Violation de données personnelles

Une perte, destruction, divulgation, modification ou consultation non autorisée de données personnelles peut constituer une violation de données.

L’établissement dispose d’une procédure permettant d’identifier, d’évaluer et de traiter ces situations.

Lorsqu’une violation est susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, elle est notifiée à la CNIL dans les conditions prévues par le RGPD.

Lorsque le risque est élevé, les personnes concernées sont également informées lorsque la réglementation l’exige.

14. Droits des personnes

Selon la nature du traitement et sa base juridique, les personnes concernées peuvent notamment disposer :

• d’un droit d’accès à leurs données ;
• d’un droit de rectification ;
• d’un droit à l’effacement ;
• d’un droit à la limitation du traitement ;
• d’un droit d’opposition ;
• d’un droit à la portabilité lorsque les conditions sont réunies ;
• du droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits ne s’appliquent pas nécessairement de manière identique à tous les traitements. Certaines obligations légales peuvent notamment empêcher l’effacement immédiat de certaines données.

Pour exercer vos droits ou poser une question :

rgpd@barralcastres.org

Une réponse est apportée dans les délais prévus par le RGPD, en principe dans le délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète.

Lorsque cela est nécessaire pour éviter la communication de données à une personne non autorisée, un justificatif permettant de vérifier l’identité du demandeur peut être demandé.

Toute personne dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

15. Protection particulière des mineurs

Barral accueille majoritairement des personnes mineures et accorde à ce titre une attention particulière à la protection de leurs données.

Les informations demandées aux élèves et à leurs familles doivent être adaptées aux besoins de l’établissement et limitées à ce qui est nécessaire.

Les informations destinées directement aux élèves sont, autant que possible, présentées dans un langage adapté à leur âge et à leur niveau de compréhension.

L’exercice des droits est apprécié en tenant compte de l’âge du mineur, de sa capacité de discernement, de la nature du traitement et des dispositions légales applicables.

16. Données liées à la pastorale

L’établissement, en raison de son caractère propre d’établissement catholique d’enseignement, peut proposer des activités pastorales.

Lorsque la participation ou l’organisation de certaines activités conduit à recueillir des informations susceptibles de révéler des convictions religieuses, ces informations font l’objet d’une protection renforcée.

Elles ne sont recueillies que lorsque cela est nécessaire et sur une base juridique appropriée, avec une information spécifique des personnes concernées lorsque cela est requis.

La simple appartenance à l’établissement ne permet pas de déduire ou d’enregistrer les convictions religieuses d’un élève ou de sa famille.

17. Prestataires et sous-traitants

L’établissement utilise différents prestataires pour assurer notamment la gestion scolaire, les services numériques, la restauration, la maintenance informatique ou certains services administratifs.

Lorsque ces prestataires traitent des données personnelles pour le compte de Barral, leur intervention est encadrée conformément à l’article 28 du RGPD.

L’établissement veille notamment à vérifier :

• leurs engagements de confidentialité ;
• les mesures de sécurité mises en œuvre ;
• les conditions de recours à d’autres sous-traitants ;
• la localisation des données et les éventuels transferts internationaux ;
• l’assistance apportée en matière d’exercice des droits et de violation de données ;
• les conditions de restitution ou de suppression des données à la fin de la prestation.

18. Cookies et traceurs

Les règles applicables aux cookies et autres traceurs utilisés sur le site internet de Barral font l’objet d’une Politique de cookies distincte, accessible depuis le site.

Les utilisateurs disposent également d’un outil leur permettant de gérer leurs choix concernant les traceurs soumis au consentement.

19. Registre des traitements

L’établissement tient et actualise un registre de ses activités de traitement conformément au RGPD.

Ce registre permet notamment d’identifier les finalités des traitements, les catégories de personnes et de données concernées, les destinataires, les durées de conservation et les mesures de sécurité applicables.

20. Mise à jour de la politique

La présente politique est susceptible d’être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des traitements, des outils utilisés, de la réglementation ou de l’organisation de l’établissement.

La date et le numéro de version figurant en tête du document permettent d’identifier la version applicable.

Toute modification substantielle fera l’objet d’une information appropriée.